Liebe Mitarbeitende der PARQ energy GmbH,
gemäß den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen Datenschutzrechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung sowie Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
1 - Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO und den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen ist die:
PARQ energy GmbH
Gerhofstraße 1-3 | 20354 Hamburg
+49 (0)40 5730 8809 | info@parq-energy.de
Allgemeine Fragen zum Datenschutz an die PARQ energy GmbH senden Sie bitte an Datenschutz@parq-energy.de.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter - oder per E-Mail unter: Datenschutzbeauftragter@parq-energy.de.
2 - Welche Daten und Quellen nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die uns von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer, etc.), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, berufliche Weiterbildung, Führerscheindaten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer etc.). Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“). Schließlich kommen auch noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z. B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.
Sollten Sie eines unserer betrieblichen Angebote wie z. B. das JobRad Leasing, Incentive-Programm nutzen, werden auch in diesem angebotsabhängigen Kontext Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit weitergegeben.
Zu den erfassten Daten können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z. B. Gesundheitsdaten oder – aus steuerlichen Gründen – zur Religionszugehörigkeit gehören.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.
Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
3 - Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und aufgrund welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze, soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind.
3.1 Verarbeitung zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten
(Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG)
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Daneben können betriebliche Zusatzvereinbarungen als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
Die von Ihnen bereits im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen wir für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für den Beginn, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.
3.2 Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben
(Artikel 6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse
(Artikel 6 Abs.1 lit. e DSGVO)
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, oder in Form von Aufzeichnungs-, Berichts- und Meldepflichten, die Bearbeitung von Anfragen von Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden sowie die Verteidigung gegen oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen, erfüllen zu können.
3.3 Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung
(Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG), zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns, der internen Kommunikation, Mobilfunknummer zur Mehr-Faktor-Authentifizierung und sonstiger Verwaltungszwecke. Zudem kann eine Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken erfolgen.
3.4 Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
(Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG)
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. a. Ziffer 7).
3.5 Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.
Bei Verletzungen am Arbeitsplatz erfolgt eine entsprechende Dokumentation des Vorfalls.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
4 - Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten brauchen bzw. zur Umsetzung berechtigter Interessen benötigen.
Der Steuerberater der PARQ energy GmbH erhält sämtliche Buchungsdaten. Kontobuchungen werden über unsere Bank abgewickelt.
Informationen über Sie werden wir außerhalb des Unternehmens nur dann weitergeben, wenn gesetzliche oder behördliche Mitteilungspflichten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden Strafverfolgungsbehörden, Betriebsarzt, etc.) dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages erforderlich ist (z. B. Hotels, Finanzdienstleister, Transportunternehmen), uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag grundsätzlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Eine Liste unserer aktuellen Auftragsverarbeiter kann bei unserem Datenschutzbeauftragten angefordert werden.
5 - Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).
6 - Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Beschäftigungsvertrag ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer betrieblichen Zusatzvereinbarungen ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.
Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. So unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Die Speicherdauer richtet sich ebenso nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
7 - Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie eine Berichtigung verlangen, wenn wir unrichtige Daten zu Ihrer Person gespeichert haben (Art. 16 DSGVO). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO) oder das Recht auf Widerspruch geltend machen (Art. 21 DSGVO). Ebenso steht Ihnen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten (Art. 20 DSGVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht gegenüber dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg. (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
8 - Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich gerne an die in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten wenden.
9 - Was passiert, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses (Arbeitsvertrag) mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten beim Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses bereitstellen, können wir kein wirksames Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen schließen. Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
10 - Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihr Beschäftigungsverhältnis nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.